Jak odebrać telefon w profesjonalny sposób

Posiadanie umiejętności specjalisty telefonicznego może pomóc Ci odnieść sukces w świecie biznesu, niezależnie od tego, czy reprezentujesz małą firmę, udzielasz informacji instytucji finansowej, czy też działasz jako pierwsza linia komunikacji dla dużej korporacji. Profesjonalny sposób odbierania telefonu w komunikacji biznesowej zapewnia, że wszystko jest jasne między obiema stronami. „Jasne komunikowanie się i skuteczne słuchanie są podstawą lojalnych relacji.” Kiedy ludzie nie widzą osoby na drugim końcu telefonu, pewna, kompetentna postawa pozwala im wiedzieć, że mają do czynienia z profesjonalistą.,

Kroki, które należy wykonać:

1

Nie spiesz się, aby odebrać odbiorcę połączenia przychodzącego. Pośpiech, aby odebrać telefon, gdy nie jesteś gotowy, mówi osobie na drugim końcu, że nie jesteś gotowy, aby odebrać połączenie. Niech telefon zadzwoni raz lub dwa razy, zanim podniesiesz słuchawkę i weź głęboki oddech, aby przygotować się do rozmowy.

2

Cytuj organizację, którą reprezentujesz i swoje imię. Ten moment jest ważny, ponieważ przekazuje najbardziej podstawowe informacje drugiej stronie i eliminuje wszelkie wątpliwości, czy jest to prawidłowa liczba.

3

Słuchaj uważnie rozmówcy. Poczekaj, aż skończysz rozmawiać i odpowiedz i upewnij się, że rozumiesz swoje pytania przed udzieleniem odpowiedzi. Wyjaśnij wszelkie szczegóły pytań rozmówcy, jeśli nie jesteś pewien.

4

Mów powoli, gdy odbierzesz rozmówcę. Bądź pewny swoich odpowiedzi. Wybierz swój język ostrożnie, ponieważ żargon lub niezdecydowane słowa mogą doprowadzić rozmówcę do zwątpienia w jego doświadczenie. Zapytaj rozmówcę, czy rozumiesz podane informacje.

5

Poproś o pozwolenie przed zawieszeniem połączenia . Dziękuję dzwoniącemu za cierpliwość i powiedz mu, jak długo będzie musiał czekać. Poproś o zgodę na przekazywanie wiadomości lub szukanie zapytania, ponieważ daje to rozmówcy możliwość czekania online lub nie.

6

Sprawdź, czy rozmówca zrozumiał podane przez Ciebie informacje. Przejrzyj ważne daty i godziny. Zapytaj rozmówcę, czy mogą być bardziej pomocni przed zakończeniem połączenia. Dziękuję dzwoniącemu po zakończeniu połączenia.

Wskazówki