Jak rozwijać skuteczne spotkania w mojej firmie

W firmach występuje endemiczna choroba, która dotyka ich wszystkich w równym stopniu: „Reunionitis”. Utrata wydajności spowodowana godzinami zainwestowanymi w spotkania jest jednym z aspektów, które najbardziej dotyczą zespołów zarządzających. Zgodnie z naszym doświadczeniem, konieczne jest zastosowanie metodologii, aby zapewnić produktywność spotkań: przywództwo, rygor i zaangażowanie.Jeśli chcesz prowadzić skuteczne spotkania w firmie, przeczytaj uważnie następujące kroki.

Kroki, które należy wykonać:

1

Zastanów się, czy spotkanie jest naprawdę konieczne, a także kto musi uczestniczyć w istotny sposób. Aby dowiedzieć się, czy spotkania można uniknąć, jasno i dokładnie zdefiniuj swoje cele i sprawdź, czy możesz czekać.

2

Wyślij połączenie z kolejnością dnia w udokumentowany sposób. Ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia. Konieczne jest, aby wszyscy uczestnicy znali tematy, które będą omawiane. Zalecamy przeczytanie poniższego artykułu, w jaki sposób przypomnieć ludziom, aby wzięli udział w spotkaniu.

3

Postaraj się, aby wszyscy uczestnicy dobrze przygotowali spotkanie przed jego rozpoczęciem. Zostanie to osiągnięte poprzez wysłanie połączenia, o czym informowaliśmy w poprzednim kroku.

4

Bądź punktualny. Rozpocznij o zaplanowanej godzinie. Pamiętaj również, że montaż nie powinien trwać dłużej niż półtorej godziny, aby nie powodować zmęczenia. Czy wiesz już, jak umieścić stoły?

5

Osoba odpowiedzialna lub osoba wyznaczona będzie pełnić funkcję moderatora i lidera spotkania. Powinno to określać jasne wytyczne dotyczące kwestii związanych z planszą, wskazane jest unikanie „swobodnej drogi”, aby uniknąć rozproszenia wśród uczestników.

6

Unikaj wszelkiego rodzaju zakłóceń. Ostrzegaj z wyprzedzeniem: telefony zewnętrzne, telefony, ...

7

Nie zajmuj się sprawami spoza porządku obrad.

8

Szanuj interwencje innych. Ćwicz aktywne słuchanie i bądź konkretny. Dlatego unikaj absurdalnych polemik lub problemów osobistych za wszelką cenę.

9

Nagraj spotkanie i wyślij je w ciągu następnych 24-48 godzin, chyba że uzgodniono inaczej. W tym musisz napisać wnioski, które były jasne podczas sesji . Zachęci to pracowników, którzy nadają posiedzeniom odpowiedni status i znaczenie.

Wskazówki